Oleh : Yanti, S.Pd
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Dalam dunia kerja, antara manajer dan karyawan dihubungkan dengan komunikasi untuk melaksanakan tugas masing-masing agar dapat terselesaikan dengan baik. Komunikasi yang baik akan memberikan dampak positif bagi manajer maupun karyawan. Dalam pelaksanaan tugas, mereka cenderung berkomunikasi secara lisan dibandingkan dengan komunikasi secara tertulis, karena dengan komunikasi secara lisan akan mempermudah terjadinya umpan balik, sehingga ketidakjelasan informasi dapat langsung teratasi dengan menanyakan secara langsung.
Komunikasi merupakan proses pemindahan informasi atau gagasan dari seseorang ke orang lain, dapat berlangsung secara lisan maupun tulisan, dan dapat dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dalam berkomunikasi, perlu adanya pengirim pesan, pesan yang disampaikan, dan penerima pesan
Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan khususnya dan umumnya organisasi-organisasi lain, biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi atau dengan kata lain terjadi miss komunikasi.
Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk dicapai .
Menurut Oemi Abdurachman,MA dalam bukunya “Public Relations”, menjelaskan kesulitan komunikasi sebagai berikut :“Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan terhadap bawahan (downward communication) tidak banyak meng-alami kesulitan; teapi sebaliknya komunikasi yang berjalan ke atas (upward communication) besar kemungkinan akan mengalami hambatan, demikian pula dalam komunikasi antar kolega (horizontal communi-cation) dapat timbul kesulitan yang dikarenakan misalnya setiap anggota merasa tugasnya lebih penting atau merasa profesinya lebih tinggi.” (Abdurachman, 1971 : 34).
Hambatan komunikasi dalam suatu organisasi antara atasan dan bawahan bisa terjadi setiap saat hal ini di karenakan pimpinan suka melempar kesalahan kepada bawahan walaupun itu kesalahan tidak sepenuhnya disebabkan oleh karyawannya, pimpinan tidak mau mendengarkan masukan ataupun ide dari bawahannya karena dia merasa benar dengan alasan yang tidak jelas, mudah marah kepada bawahan, terkadang pimpinan merasa memberikan feed back tapi belum spesifik, sehingga bawahan bingung. Kejadian seperti itu yang harus dihilangkan. Manajer dan bawahan harus terasah berkomunikasi dan memberikan umpan balik secara spesifik, kesemuanya itu adalah gambaran adanya gap komunikasi.
Faktor faktor yang mempengaruhi sehingga terjadinya kesejangan/hambatan dalam komunikasi :
- Gangguan. Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan mekanik dan gangguan sematik
- Gangguan Mekanik adalah gangguan yang disebabkan saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik. Misalnya bunyi kendaraan yang lewat ketika pemimpin sedang berbicara dalam suatu pertemuan
- Gangguan Sematik adalah bersangkutan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan sematik tersaring ke dalam pesan melalui penggunaan bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang disampaikan komunikator yang diartikan lain oleh komunikan sehingga menimbulkan salah pengertian.
- Kepentingan. Interest atau kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan. Orang hanya akan memperhatikan prasangka yang ada hubungannya dengan kepentingannya, karena kepentingan bukan hanya mempengaruhi perhatian, tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita akan merupakan sikap reaktif terhadap segala perangsang yang tidak bersesuaian atau bertentangan dengan suatu kepentingan.
- Motivasi Terpendam. Motivasi akan mendorong seseorang untuk berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan kekurangannya. Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang, maka semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan, begitu juga sebaliknya
- Prasangka. Prasangka atau prejudice merupakan salah satu hambatan bagi suatu kegiatan komunikasi. Orang yang mempunyai prasangka bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi sehingga sulit bagi komunikator untuk mempengaruhi komunikan. Prasangka mengakibatkan komunikan menjadi berfikir tidak rasional dan berpandangan negatif terhadap komunikasi yang sedang terjadi. (Effendy)
Kelancaran komunikasi mempengaruhi efisiensi kerja. Cara yang efektif agar proses komunikasi atasan bawahan dapat berjalan dengan lancar, maka dengan mempergunakan sistem dialogis. Komunikasi dialogis yaitu komunikasi dua arah yang bersifat timbal balik “penyampai pesan adalah juga penerima pesan”. Komunikasi dialogis berfungsi untuk menghindari kecendrungan pemimpin untuk menafsirkan sendiri setiap pesan atau instruksi yang ia berikan.
Cara mengatasi hambatan dalam komunikasi :
1. Gunakan umpan balik.
2. Kenali si penerima berita
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik, apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
Permata Wulandari (2007) mengatakan bahwa peran pimpinan dalam peningkatan komunikasi pada sebauah organisasi membutuhkan tiga hal :
pertama, semua pemain harus memiliki kemampuan yang tepat dan mengerti komunikasi yang baik. Komunikasi bukanlah proses yang indah dan banyak orang membutuhkan pengertian yang mendalam mengenai issue komunikasi.
Kedua, komunikasi organisasi yang efektif membutuhkan iklim atau budaya yang mendukung komunikasi yang efektif. Lebih spesifik iklim ini akan membutuhkan kejujuran, keterbukaan, praktik komunikasi yang baik dan tanggung jawab untuk membuat komunikasi lebih efektif.
Ketiga, komunikasi yang efektif membutuhkan perhatian. Hal ini bukanlah sesuatu yang langsung terjadi tetapi dikembangkan sebagai hasil usaha staf dan jajaran manajemen . Oleh karena itu menurut Atep Adya Barata ( 2003:54).pimpinan dan para staf administrasi harus tahu betul tentang konsep komunikasi itu sendiri agar nantinya di dalam menjalankan aktivitas organisasinya dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan yang diharapkan .Secara umum komunikasi dapat disebut sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita (informasi) antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan dimaksud dapat dipahami.
Solusi untuk mengurai komunikasi yang kusut dalam suatu organisasi, pertama, ciptakan hubungan kolegial dimana bawahan dan atasan berada di garis sejajar, hal ini memungkinkan bawahan tidak pasif dan harus selalu kreatif , inovatif, agresif dan kritis.
Kedua, pimpinan harus memiliki persepsi baik terhadap bawahan agar . Ketiga, ciptakan apresiasi untuk karyawan sehingga dapat memotivasi kerja karyawan . Pentingnya motivasi karena motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal. Motivasi semakin penting karena manajer membagikan pekerjaan kepada bawahannya untuk dikerjakan dengan baik dan terintegrasi kepada tujuan yang diinginkan.
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi diperlukan visi dan misi agar proses pelaksanaan kegiatan betul-betul mencapai sasaran.. Guna mencapai visi dan misi tersebut haruslah ada keseimbangan antara pimpinan dan bawahan/karyawan . Keseimbangan dalam melaksanaan suatu proses tidak akan dapat berjalan dengan lancar bilamana terjadi gap/kesenjangan atau ada jarak antara level jabatan.
Hubungan antara pimpinan dan bawahan harus tetap terjalin baik apalagi dalam suatu wadah atau satu instansi agar situasi lingkungan kerja akan merasa kondusif. Keberadaan situasi yang kondusif dalam lingkungan kerja dapat menimbulkan semangat kerja dan bisa memicu harmonisasi hubungan komunikasi atasan-bawahan.
Komunikasi merupakan faktor yang amat penting untuk kelancaran di dalam menjalankan roda organisasi di suatu perusahaan. Karyawan berkomunikasi satu sama lain untuk saling menunjukkan kesediaannya bekerjasama dalam mencapai tujuan organisasi perusahaan. Tanpa adanya komunikasi diantara karyawan maupun kepada atasan maka akan sulit komunikasi internal dapat mencapai tujuan organisasi perusahaan. Komunikasi internal yang lebih cenderung kepada penerapan two way asymmetrical membuat kinerja karyawan kurang berjalan maksimal.
Hal ini dikarenakan atasan lebih cenderung melakukan komunikasi daripada bersedia mendengarkan pendapat dari bawahannya. Lalu, opini bawahannya kurang direspon dengan baik oleh atasannya. Dampak dari kurang berjalan seimbangnya komunikasi internal ini mengakibatkan kinerja karyawan menurun.Selain itu ketidak harmonisan komunikasi ini, dapat menimbulkan terjadinya hubungan kerja yang kurang baik, dan apabila hal ini dibiarkan akan menimbulkan implikasi yang kurang baik terhadap gairah kerja, motivasi kerja, konsentrasi kerja, dan pada akhirnya akan membawa dampak negatif terhadap produktivitas kerjanya.
Komunikasi yang harmonis akan menciptakan integritas yang baik . Melalui hubungan yang didorong oleh rasa pengertian, keterbukaan dan rasa memiliki serta kebersamaan telah terbukti dapat menciptakan kegairahan dalam bekerja, dan diharapkan inipun akan membawa pada implikasi yang positif terhadap produktivitas kerjanya secara keseluruhan
Dalam Suatu Perusahaan makna Komunikasi berperan sangat penting, pentingnya komunikasi dalam perusahaan adalah dimana dalam melakukan perejaan diantara sesama karyawan memerlukan komunikasi yang efektif agar dapat dimengerti pesan-pesan tentang pekerjaan . suatu pesan tentang pekerjaan yang akan disebarluaskan maka pastilah informasi tersebut harus berjalan mengikuti suatu alur dari pimpinan sampai kepada para karyawannya ataupun sebaliknya dan juga diantara karyawan, komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi nantinya juga akan mempengaruhi kegiatan organisasi, seperti efisiensi kerja, kepuasan karyawan dan lainnya.
Bila komunikasi dianggap faktor penting bagi keberhasilan organisasi maka menentukan jenis komunikasi yang penting dalam organisasi pun menjadi hal yang penting pula. Dennis (1975) menemukan lima faktor yang dianggap paling penting oleh anggota organisasi dalam berkomunikasi. Kelima faktor tersebut adalah Komunikasi atasan dengan bawahan, komunikasi dari atasan ini akan menjadi lebih efektif
- bila antara atasan dengan bawahan dapat menjalin hubungan saling mempercayai dan mendukung.
- komunikasi ke bawah, yaitu penyampaian pesan dari atasan kepada pekerja. Bisa berupa memo, tatap muka dan lain sebagainya.
- komunikasi ke atas, yaitu penyampaian pesan dari bawahan kepada atasan. Biasanya berupa laporan kerja
- komunikasi horisontal, komunikasi yang terjadi antarpekerja dalam tingkatan struktur yang sama, biasanya berbentuk gosip, selentingan
- komunikasi nonformal, bisa diartikan sebagai komunikasi yang dilakukan di luar bentuk formal semacam rapat.
Agar komunikasi efektif maka komunikator harus tahu khalayak mana yang diajadikannnya sasaran dan tanggapan apa yang diinginkannya. Ia harus tampil dalam menjadi pesan dengan memperhitungkan bagaimana komunikan sasaran mengawasandi pesan. Komunikator harus mengirimkan pesan melalui media yang efisien dalam mencapai khalayak sasaran.Proses penyandian oleh komunikator harus bertatutan dengan proses pengawasansian oleh komunikan.Wilbur Shramm melihat pesan sebagai tanda essensial yang harus dikenal oleh komunikan. Semakin tumpang tindih pengalaman komunikator dengan bidang pengalaman komunikan akan semakin efektif pesan yang dikomunikasikan, hal ini merupakan jaringan komunikasi yang efektif dimana pesan yang disampaikan baik oleh komunikator maupun komunikan akan efektif.
Bagi seorang manajer, komunikasi yang efektif merupakan kebutuhan penting. Dengan komunikasi yang efektif, manajer dapat menjalankan fungsi-fungsi manajemen yaitu merencanakan, mengorganisasikan, dan memimpin serta mengendalikan organisasi. Manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya untuk berkomunikasi.
Dengan komunikasi yang efektif akan meminimalisir terjadinya miss communication antara pihak yang berkomunikasi. Informasi yang jelas dapat membantu karyawan maupun manajer dalam melaksanakan tugas masing-masing secara maksimal. Apabila tugas dapat dijalankan dengan baik secara maksimal, hal ini berdampak positif karena menguntungkan perusahaan.
Komunikasi berperan aktif dalam seluruh aspek kehidupan. Dengan komunikasi yang jelas, pekerjaan dapat dilakukan dengan maksimal. Dalam sebuah perusahaan, peran komunikasi (Mitzberg, 1975: 49-61 dalam Stoner, 1982: 145-146) terbagi menjadi 3 jenis.
- Peran antar pribadi (Interpersonal role). Manajer sebagai pemimpin organisasi yang berinteraksi dengan bawahan, pelanggan, dan rekan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajer menggunakan sekitar 45% dari waktu kontak untuk bawahan, sekitar 45% dengan orang di luar organisasi, dan hanya sekitar 10% dengan atasan.
- Peran informasi (Informational role). Manajer mencari informasi dari rekan, bawahan, dan kontak-kontak pribadi lain tentang segala hal yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka.
- Peran keputusan. Keputusan yang diambil manajer dibuat secara pribadi, tetapi akan didasarkan pada informasi yang telah dikomunikasikan kepada manajer. Manajer harus mengkomunikasikan keputusan-keputusan tersebut kepada orang lain.
Suasana yang kondusif dalam lingkungan kerja memang bisa memicu harmonisasi hubungan komunikasi atasan-bawahan. Namun, dalam pemahaman atas beberapa aspek yang dinilai seperti penghargaan terhadap ide, rasa percaya satu sama lain, pemahaman yang baik terhadap perubahan, dan saling membantu antarkelompok atau antarunit ternyata juga masih terdapat kesenjangan antara atasan dan bawahan, kesenjangan komunikasi telah menjadi momok yang memprihatinkan. Fakta menunjukkan ada kesenjangan besar antara persepsi manajer dan anak buah (associate) dalam pemberian umpan balik dan coaching. Di banyak organisasi perusahaan, komunikasi antara atasan dan bawahan kerap “tidak nyambung”.
Dengan komunikasi yang efektif akan menciptakan hubungan kerja yang harmonis, penuh keterbukaan sehingga diharapkan perusahaan mendapatkan feed back dalam bentuk dukungan dari karyawan, melalui kerja yang produktif, bersemangat, dan dengan moralitas yang tinggi . Gairah kerja yang ditimbulkan dengan adanya komunikasi yang efektif akan mendukung motivasi dan aspirasi karyawan untuk bekerja lebih giat sehingga produktivitas kerja dapat tercapai .
Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam sebuah organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus memilikitiga peran penting, yaitu; peran antar pribadi, peran informasional, dan peran keputussan. Peran antar pribadi mencakup peran tokoh figur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencakup peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokasian sumber daya, dan peran negosiator.
Beberapa kegiatan organisasionalyang ada dalam suatu organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok, menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan empat bentuk komunikasi, yaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi lebih luwes.
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, sebagian tanggung jawab dan wewenang seorang manajer akan didelegasika kepada bawahannya. Ssalah satu faktor penting dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab adalah adnya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan.
Tanpa melihat dimana anda bekerja atau apa yang anda lakukan, komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan kelemahan yang anda miliki, menentukan tujuan yang realistik, dan melakukan latihan berbagai bentuk komunikasi, anda akan dapat meningkatkan keterampilan komunikasi anda.
Sumber :
http://jurnalapapun.blogspot.com/2014/03/hambatan-hambatan-komunikasi-dalam.html
http://diahjiewha.blogspot.com/2014/05/makalah-pengaruh-komunikasi-yang_2.html
http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/actadiurna/article/view/1637
Burwash, Peter. 2003. Pemimpin Besar. Jakarta: PT. Pijar.
Depdikbud. 1996. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Handoko, T. Hani. 2011. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Nugroho, Rakhmat. 2006. Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan.http://eprint.undip.ac.id/18819/1/RAKHMAT_NUGROHO.pdf,(3 April 2014)
Simamora, Henry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Liberty.
Stoner, James A. F. 1982. Management. Jakarta: Erlangga.
Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.
Wijayanti, Choirunnisa. 2013. Komunikasi dalam Manajemen.
http://choirunnisawijayanti.blogspot.com/2013/11/komunikasi-dalam-manajemen.html. (6 Maret 2013)
Sumber tulisan : Anoraga, Drs. Pandji, 1995. Psikologi Kepemimpinan. Rineka Cipta, Bandung
Effendi,. 1993. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Citra Aditya Bakti, Bandung
http://marcomm.binus.ac.id/academic-journals/hubungan-komunikasi-internal-vertikal-dengan-kinerja-karyawan-ocoffee-club-outlet-pondok-indah-jakarta-selatan/
http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/actadiurna/article/view/1637
http://swaraskjm.blogspot.com/2007/06/mengatasi-kesenjangan-komunikasi.html
http://kuliahkomunikasi.blogspot.com/2008/03/pengaruh-komunikasi-internal.html
Purwanto, joko drs. Komunikasi bisnis edisi ke 4, erlangga, jakarta (2011)
http://windra-pasmr.blogspot.com/2012/04/komunikasi-organisasi.html
http://www.rumahbuku.net/shop/detail/komunikasi-organisasi.html
http://siglefighter.multiply.com/journal/item/23/Dinamika_Komunikasi_dalam_Organisasi_
Mahasiswa
http://annyaasss.blogspot.com/2012/10/komunikasi-dalam-organisasi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar